Pengadaan merupakan fungsi penting bagi bisnis apa pun, dan cara Anda mendapatkan barang dan jasa dapat berdampak signifikan pada laba bersih Anda. Dalam hal memilih pemasok, istilah “single sourcing” dan “sole sourcing” sering digunakan secara bergantian, tetapi keduanya merujuk pada strategi pengadaan yang sangat berbeda. 

Memahami perbedaan di antara keduanya dan kapan menggunakan masing-masing dapat membantu bisnis mengoptimalkan keputusan pembelian mereka dan mengurangi Risiko potensialDalam artikel ini, kita akan membahas perbedaan utama antara sumber tunggal dan sumber tunggal.

Pengantar Jenis-jenis Sumber

Penjelasan tentang Single Sourcing vs. Sole Sourcing

Sebelum membahas lebih dalam, mari kita definisikan kedua istilah tersebut dengan jelas:

• Sumber Tunggal: Dalam pengadaan tunggal, perusahaan memilih untuk membeli produk atau layanan dari satu pemasok, meskipun beberapa pemasok mungkin dapat menyediakan barang yang sama atau serupa. Ini adalah strategi di mana pembeli memutuskan untuk menggabungkan pembelian dengan satu pemasok untuk mengefisienkan operasi, meningkatkan kontrol kualitas, atau mengurangi kerumitan manajemen.
  
• Sumber Tunggal: Di sisi lain, pengadaan tunggal terjadi ketika hanya ada satu pemasok yang dapat menyediakan produk atau layanan yang dibutuhkan. Dengan kata lain, tidak ada pilihan dalam hal ini karena tidak ada pemasok lain yang dapat memenuhi kebutuhan spesifik bisnis.
  

Singkatnya, sementara sumber tunggal merupakan keputusan sukarela berdasarkan pertimbangan strategis, sumber tunggal biasanya didorong oleh kebutuhan.

Pentingnya dalam Pengadaan

Memilih antara pengadaan tunggal dan pengadaan tunggal bukan hanya tentang memilih pemasok; tetapi juga tentang memastikan bahwa strategi pengadaan selaras dengan tujuan bisnis Anda. Dalam beberapa kasus, bisnis dapat memperoleh keuntungan dari pengadaan tunggal karena hal ini mendorong hubungan pemasok yang lebih kuat dan dapat menghasilkan penghematan biaya serta pengendalian mutu yang lebih baik. 

Sebaliknya, pengadaan tunggal sering kali diperlukan saat tidak ada pemasok lain yang dapat menyediakan barang atau layanan yang dibutuhkan, sehingga menjadikannya pilihan yang lebih terbatas. Memahami kapan dan bagaimana menggunakan strategi ini dapat menjadi hal yang penting bagi bisnis yang ingin mengoptimalkan proses pengadaan mereka.

Apa itu Single Sourcing??

Definisi dan Karakteristik

Sumber tunggal mengacu pada praktik menggunakan satu pemasok untuk memenuhi seluruh permintaan akan suatu produk atau layanan tertentu, meskipun secara teoritis pemasok lain dapat menyediakan produk yang sama. Strategi ini sering dipilih karena beberapa alasan, termasuk merampingkan rantai pasokan, memastikan kualitas yang konsisten, atau membina hubungan pemasok jangka panjang.

Karakteristik utama dari pengadaan tunggal adalah bahwa bisnis biasanya mengadakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Hal ini memungkinkan kedua belah pihak memperoleh manfaat dari stabilitas, keandalan, dan kemungkinan pengurangan biaya dari waktu ke waktu. Namun, hal ini juga disertai dengan serangkaian risikonya sendiri, yang akan kita bahas nanti.

Kriteria Pembenaran (Pengalaman, Keahlian, Kapasitas)

Ada beberapa alasan mengapa suatu bisnis mungkin memilih sumber tunggal. Berikut adalah alasan utamanya:

• Pengalaman: Pemasok memiliki keahlian yang terbukti dan rekam jejak dalam memberikan produk berkualitas secara konsisten. Hal ini menjadikan pemasok sebagai mitra tepercaya untuk kebutuhan pengadaan yang berkelanjutan.
  
• Keahlian: Pemasok memiliki pengetahuan khusus atau kemampuan unik yang menjadikan mereka pilihan ideal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam beberapa industri, seperti teknologi atau farmasi, pengetahuan khusus sangat penting untuk menjaga kualitas produk.
  
• Kapasitas: Pemasok memiliki kapasitas produksi untuk memenuhi kebutuhan volume perusahaan tanpa risiko keterlambatan. Bagi perusahaan yang mengandalkan pasokan bervolume tinggi dan berkualitas tinggi, memastikan bahwa pemasok dapat memenuhi permintaan sangatlah penting.
  

Dalam kasus ini, sumber tunggal dapat membantu membangun kemitraan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Apa itu Sumber Tunggal?

Definisi dan Keadaan Unik

Sole sourcing terjadi ketika suatu bisnis tidak memiliki pilihan lain selain membeli dari pemasok tertentu. Situasi ini muncul ketika hanya satu pemasok yang dapat menyediakan produk atau layanan yang dibutuhkan, sering kali karena faktor-faktor seperti keunikan, paten, atau produk khusus yang tidak tersedia dari vendor lain.

Tidak seperti pengadaan tunggal, yang melibatkan keputusan untuk menggabungkan pembelian dengan satu pemasok, pengadaan tunggal biasanya didorong oleh kebutuhan. Hal ini sering kali merupakan hasil dari tidak adanya alternatif yang layak di pasar.

Kriteria Pembenaran (Keunikan, Pemasok Tunggal)

Beberapa faktor dapat membenarkan sumber tunggal:

• Keunikan: Produk atau layanan pemasok bersifat unik, dan tidak ada pemasok lain yang dapat menyediakan produk yang setara. Hal ini sering terjadi pada produk yang dipatenkan atau barang yang sangat terspesialisasi.
  
• Pemasok Tunggal: Dalam beberapa industri, satu pemasok dapat mengendalikan seluruh pasar untuk produk atau layanan tertentu. Misalnya, jika komponen tertentu hanya tersedia dari satu produsen, pembeli mungkin tidak punya pilihan selain mencari sumber dari pemasok tersebut.
  

Sumber tunggal juga dapat terjadi dalam situasi darurat atau ketika dibutuhkan penyelesaian cepat, dan hanya satu pemasok yang mampu menangani tugas tersebut.

Pembenaran Harga untuk Kedua Jenis Sumber

Kutipan Kompetitif, Standar Industri

Saat mencari sumber barang atau jasa, harga selalu menjadi pertimbangan utama. Baik dalam skenario pengadaan tunggal maupun tunggal, bisnis perlu membenarkan harga yang mereka bayarkan untuk produk tersebut.

• Sumber Tunggal: Perusahaan sering kali menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok tunggal mereka karena hubungan jangka panjang dan volume bisnis yang mereka berikan. Hal ini dapat menghasilkan diskon dan ketentuan pembayaran yang lebih baik.
  
• Sumber Tunggal: Dalam situasi pengadaan tunggal, tidak ada persaingan, sehingga bisnis mungkin menghadapi harga yang lebih tinggi. Namun, kenaikan harga dapat dibenarkan oleh kurangnya alternatif atau sifat unik dari produk atau layanan yang disediakan.
  

Dalam kedua kasus tersebut, bisnis harus memastikan bahwa mereka membayar harga yang wajar berdasarkan standar industri dan bahwa mereka dapat membenarkan biaya tersebut kepada pemangku kepentingan atau auditor.

6 Perbedaan Utama Antara Sole Sourcing dan Single Sourcing

Mari kita bahas lebih dalam perbedaan utama antara kedua strategi sumber ini:

Kekuatan untuk Memutuskan

• Sumber Tunggal: Pembeli memiliki kewenangan untuk memilih pemasok yang ingin diajak bekerja sama dari sekumpulan pilihan. Mereka dapat memilih berdasarkan harga, kualitas, reputasi, atau kapasitas.
• Sumber Tunggal: Tidak ada pilihan yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Pemasok dipilih karena mereka adalah satu-satunya yang mampu menyediakan produk atau layanan yang dibutuhkan.

Biaya

• Sumber Tunggal:Bisnis dapat menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok karena komitmen jangka panjang dan volume pesanan.
• Sumber Tunggal: Biaya mungkin lebih tinggi karena tidak ada persaingan, dan pemasok tahu bahwa pembeli tidak memiliki pilihan lain.

Hubungan Pemasok

• Sumber Tunggal: Perusahaan membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan pemasoknya. Hal ini dapat menghasilkan layanan yang lebih baik, persyaratan yang lebih menguntungkan, dan proses pengadaan yang lebih lancar.
• Sumber Tunggal: Hubungan pemasok sering kali lebih bersifat transaksional karena pembeli memiliki pilihan terbatas dan mungkin tidak memiliki daya tawar yang sama.

Risiko

• Sumber Tunggal: Risikonya tersebar ke sejumlah kecil pemasok, sehingga gangguan rantai pasokan lebih mungkin terjadi jika terjadi kesalahan pada pemasok tersebut.
• Sumber Tunggal: Pembelian tunggal mengandung risiko lebih tinggi karena tidak ada pemasok alternatif. Jika pemasok tunggal mengalami masalah, hal itu dapat menyebabkan gangguan yang signifikan.

Opsi Pemasok

• Sumber Tunggal: Pembeli memiliki fleksibilitas untuk memilih di antara berbagai pemasok, yang dapat membantu mengurangi risiko dan meningkatkan persaingan.
• Sumber Tunggal: Pembeli terkunci dalam bekerja dengan satu pemasok, yang dapat membatasi fleksibilitas dan meningkatkan kerentanan.

Kualitas

• Sumber Tunggal:Perusahaan memiliki kontrol lebih besar atas kualitas karena mereka dapat memilih pemasok dengan rekam jejak dan kemampuan terbaik.
• Sumber Tunggal: Kualitas sepenuhnya bergantung pada pemasok tunggal, dan masalah apa pun pada produk atau layanan mereka akan berdampak langsung pada operasi pembeli.

Persyaratan Dokumentasi

Formulir yang Diperlukan dan Bukti Pendukung

Baik Anda terlibat dalam pengadaan tunggal atau pengadaan tunggal, Anda mungkin perlu memberikan dokumentasi yang membenarkan keputusan Anda. Untuk pengadaan tunggal, Anda perlu menunjukkan mengapa pemasok lain tidak cocok. Untuk pengadaan tunggal, Anda harus menunjukkan bahwa tidak ada pemasok lain yang dapat memenuhi kebutuhan Anda karena keunikan produk atau layanan.

Dokumentasi yang diperlukan mungkin mencakup:

• Kualifikasi pemasok
• Perbandingan biaya
• Bukti ketersediaan tunggal pemasok (untuk sumber tunggal)
• Kontrak atau perjanjian hukum

Memastikan bahwa Anda memiliki dokumen yang tepat akan membantu mencegah komplikasi selama audit dan memastikan transparansi dalam proses pengadaan Anda.

Memilih Strategi yang Tepat untuk Pengadaan

Pada akhirnya, keputusan untuk menggunakan sumber tunggal, sumber ganda, atau sumber tunggal tergantung pada kebutuhan dan keadaan spesifik Anda. Sumber tunggal adalah pilihan strategis yang dapat menawarkan manfaat seperti hubungan pemasok yang lebih kuat, penghematan biaya, dan kontrol kualitas. Di sisi lain, sumber tunggal sering kali merupakan pilihan yang diperlukan ketika tidak ada alternatif yang tersedia di pasar.

Kedua strategi tersebut memiliki risiko dan manfaatnya sendiri, jadi penting untuk mempertimbangkan pilihan Anda dengan saksama, mendokumentasikan keputusan Anda, dan selalu siap untuk membenarkan strategi pengadaan Anda. Dengan memahami perbedaan utama dan mengetahui kapan harus menggunakan setiap strategi, Anda dapat membuat keputusan yang tepat yang akan menguntungkan bisnis Anda dalam jangka panjang.