Stellen Sie sich Folgendes vor: John, ein Importeur, der zum ersten Mal importierte, flog nach Guangzhou und wollte in drei Tagen fünf Fabriken besuchen. Er hatte keinen Dolmetscher, hatte seine Besuche nicht bestätigt und kam während des chinesischen Neujahrs an. Es versteht sich von selbst, dass seine Reise nicht gerade erfolgreich war. Keine Sorge – wir sorgen dafür, dass Ihr Fabrikbesuch viel reibungsloser verläuft als der von John!

Willkommen zu Ihrem umfassenden Leitfaden zur Planung eines erfolgreichen Fabrikbesuchs in China. Egal, ob Sie ein erfahrener Importeur sind oder gerade erst mit der Beschaffung beginnen, dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Reise sowohl produktiv als auch angenehm zu gestalten.

Schritt 1: Vorplanungsphase (2-3 Monate vorher)

Das Geheimnis eines erfolgreichen Fabrikbesuchs in China beginnt lange vor dem Abflug. Beginnen Sie mindestens zwei bis drei Monate im Voraus mit der Planung – vertrauen Sie uns, Sie werden es sich später danken.

Die richtigen Fabriken identifizieren

Das Wichtigste zuerst: Nicht jeder Lieferant verdient Ihre Zeit und Aufmerksamkeit. Wir empfehlen, mit einem gründlichen Überprüfungsprozess zu beginnen. Suchen Sie nach Lieferanten mit verifizierten Geschäftslizenzen, relevanten Zertifizierungen und einer soliden Erfolgsbilanz. Achten Sie auf ihren Kommunikationsstil – sind sie reaktionsschnell und professionell? Stellen sie durchdachte Fragen zu Ihren Anforderungen?

Ein kurzer Tipp aus unserer Erfahrung: Wenn ein Lieferant behauptet, er könne alles Mögliche zu unglaublich niedrigen Preisen herstellen, seien Sie vorsichtig. Die besten Lieferanten sind in der Regel auf bestimmte Produktkategorien spezialisiert und gehen transparent mit ihren Fähigkeiten und Grenzen um.

Dokumentation: Ihr Ticket zum Erfolg

Das Ordnen Ihrer Unterlagen ist zwar nicht der aufregendste Teil der Reise, aber entscheidend. Sie benötigen:

Ein gültiges Geschäftsvisum (kein Touristenvisum!)
Ihre Firmenvorstellung
Produktspezifikationen und Anforderungen
Alle relevanten Zertifikate oder Standards, die Ihre Lieferanten erfüllen müssen.

Profi-Tipp: Erstellen Sie digitale Kopien von allem und speichern Sie sie in einem Cloud-Dienst, auf den Sie in China zugreifen können (beachten Sie, dass Google Drive ohne VPN möglicherweise nicht funktioniert).

Schritt 2: Kommunikationsphase (1-2 Monate vorher)

Kommunikation ist der Punkt, an dem Fabrikbesuche Erfolg haben oder scheitern. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.

Seien Sie bei der Kontaktaufnahme mit Fabriken klar und professionell. Eine gute erste E-Mail sollte Folgendes enthalten:

„Wir möchten Ihre Fabrik am [bestimmtes Datum] besuchen, um [bestimmte Produkte] zu besprechen. Unser Team besteht aus [Anzahl der Personen] und wir sind besonders daran interessiert, [bestimmte Aspekte der Produktion] zu sehen.“

Denken Sie daran, eine Bestätigung anzufordern und nach den bevorzugten Besuchszeiten zu fragen. Viele Fabriken haben bestimmte Zeiten für den Empfang von Besuchern und einige sind an bestimmten Tagen möglicherweise geschlossen.

Erstellen Sie Ihre Besuchsagenda

Betrachten Sie Ihre Agenda als Ihre Roadmap zum Erfolg. Ein gut geplanter Fabrikbesuch dauert in der Regel 2-3 Stunden und sollte Folgendes beinhalten:

Eine kurze Firmenvorstellung (beide Seiten)
Werksführung durch die Produktionsbereiche
Besuch der Qualitätskontrollabteilung
Fachgespräche mit den zuständigen Mitarbeitern
Gegebenenfalls Musterüberprüfung.

Senden Sie diese Tagesordnung im Voraus an die Fabrik und holen Sie deren Zustimmung ein. Dies hilft dabei, Erwartungen zu wecken und stellt sicher, dass Sie bei Ihrem Besuch die richtigen Leute treffen.

Schritt 3: Logistikplanung (2-4 Wochen vorher)

Jetzt kommt der praktische Teil Ihrer Planung. China ist ein großes Land und es kann schwierig sein, Standorte für Fabriken zu finden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Logistik wie ein Profi handhaben.

Reisevorbereitungen

Buchen Sie Ihre Flüge und Hotels rechtzeitig im Voraus, insbesondere während der Hochsaison. Überlegen Sie, in Großstädten zu übernachten und zu Fabriken zu pendeln. Wenn Sie beispielsweise Fabriken in der Provinz Guangdong besuchen, ist ein Aufenthalt in Guangzhou oder Shenzhen normalerweise sinnvoll.

Vergessen Sie nicht, wichtige Apps vor Ihrer Abreise herunterzuladen:
WeChat (absolut notwendig für Geschäfte in China)
Ein zuverlässiges VPN (richten Sie es vor Ihrer Ankunft ein)
Jede Offline-Mapping-App
Eine Übersetzungs-App wie GoogleTranslate

Ihr Toolkit für Fabrikbesuche

Sie müssen nicht Ihr gesamtes Büro mitbringen, aber einige wichtige Dinge werden Ihren Besuch deutlich produktiver machen:

Eine gute Kamera oder ein Smartphone zur Dokumentation
Ein tragbarer Akku
Visitenkarten (jede Menge)
Ein kleines Notizbuch für schnelle Notizen.

Schritt 4: Kulturelle Vorbereitung

Das Verständnis der chinesischen Geschäftskultur kann für Ihre Beziehungen in der Fabrik entscheidend sein. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.

Die Kunst der chinesischen Geschäftsetikette

Geschäftsbeziehungen in China basieren auf Respekt und Gegenseitigkeit. Einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

Begrüßen Sie zuerst die ranghöchste Person
Nehmen Sie Visitenkarten mit beiden Händen an und geben Sie sie weiter
Bringen Sie kleine Geschenke aus Ihrem Heimatland mit (aber nichts zu Teures)
Seien Sie geduldig – es gilt als unhöflich, Besprechungen zu überstürzen.

Machen Sie sich keine Sorgen, ob Sie perfekt Mandarin sprechen müssen, aber das Erlernen einiger grundlegender Sätze kann sehr hilfreich sein. Einfache Begrüßungen wie „Ni hao“ (Hallo) und „Xiexie“ (Danke) zeigen Respekt gegenüber Ihren Gastgebern.

Schritt 5: Besuchsdurchführung

Der große Tag ist da! So holen Sie das Beste aus Ihrem Besuch heraus.

Während des Besuchs

Kommen Sie pünktlich (oder etwas früher) und seien Sie auf eine gewisse Flexibilität im Zeitplan vorbereitet. Chinesische Fabrikbesuche beinhalten oft eine Teezeremonie oder ein Mittagessen – diese sozialen Interaktionen sind wichtig für den Aufbau von Beziehungen.

Machen Sie viele Fotos (nach Rücksprache) und Notizen. Achten Sie auf:

Die allgemeine Organisation und Sauberkeit der Anlage
Einstellung der Arbeitnehmer und Sicherheitspraktiken
Verfahren zur Qualitätskontrolle
Lagerbedingungen für Materialien und Fertigprodukte

Aktionen nach dem Besuch

Senden Sie innerhalb von 24 Stunden nach Ihrem Besuch eine Dankes-E-Mail mit einer Zusammenfassung der wichtigsten besprochenen Punkte und der nächsten Schritte. Dies zeigt Professionalität und trägt dazu bei, die Dynamik Ihrer Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.

Zusammenarbeit mit Beschaffungsagenten

Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem professionellen Beschaffungsagenten wie Asiatische Beschaffungsgruppe für Ihre Werksbesuche. Wir können:

Erledigung sämtlicher Besuchsvereinbarungen und Terminplanungen
Bieten Sie professionelle Dolmetschleistungen an
Bieten Sie kulturelle Beratung und Unterstützung an
Helfen Sie dabei, Fabriken effektiv zu bewerten

Unsere Ortskenntnisse und Erfahrungen können Ihnen helfen, häufige Fehler zu vermeiden und den Wert Ihrer Reise zu maximieren.

Ihre nächsten Schritte

Bereit, Ihren Werksbesuch zu planen? So gehen Sie als Nächstes vor:

1. Laden Sie über den untenstehenden Link unsere kostenlose Checkliste für Fabrikbesuche herunter.
2. Beginnen Sie mit der Identifizierung potenzieller Fabriken, die Sie besuchen möchten
3. Überprüfen Sie die chinesischen Feiertagspläne für den besten Zeitpunkt
4. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung zu Ihren Besuchsplänen

Denken Sie daran, eine gut geplante Fabrikbesichtigung ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich die Zeit, sich richtig vorzubereiten, und Sie werden Erträge erzielen, die Ihre Erwartungen weit übertreffen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Planung Ihres Fabrikbesuchs? Kontaktieren Sie noch heute die Asian Sourcing Group. Unser Team aus erfahrenen Fachleuten kann Ihnen bei der Planung und Durchführung eines erfolgreichen Fabrikbesuchs helfen, der Ihren Beschaffungszielen entspricht.

Bonus: Kostenlose Checkliste zur Planung von Fabrikbesuchen

Holen Sie sich unsere Checkliste zur Fabrikbesuchsplanung, um mit Ihrer Beschaffungsreise zu beginnen.

2-3 Monate vor dem Besuch

Lieferantenüberprüfung

1. Gewerbeschein und Registrierung prüfen
2. Überprüfen Sie die Exporthistorie des Lieferanten
3. Bestehende Kundenreferenzen prüfen
4. Analysieren Sie die Qualität der Probe (falls empfangen)
5. Beanspruchte Zertifizierungen überprüfen

Dokumentationsvorbereitung

1. Gültiger Reisepass (mindestens 6 Monate gültig)
2. Antrag auf Geschäftsvisum eingereicht
3. Firmenvorstellungsschreiben vorbereitet
4. Produktspezifikationen dokumentiert
5. Aufgelistete Qualitätsanforderungen
6. Geheimhaltungsvereinbarung (falls erforderlich)
7. Visitenkarten gedruckt auf Englisch/Chinesisch

1-2 Monate vor dem Besuch

Reiseplanung

1. Überprüfen Sie den chinesischen Feiertagskalender
2. Buchen Sie internationale Flüge
3. Informieren Sie sich über die Lage von Hotels in der Nähe von Fabriken
4. Route für Werksbesuch planen
5. Inlandstransport buchen
6. Reiseversicherung abschließen

Fabrikkommunikation

1. Erstbesuchsanfrage senden
2. Werksverfügbarkeit bestätigen
3. Vorgeschlagene Tagesordnung teilen
4. Fabrikstandortdetails anfordern
5. Angaben zur Kontaktperson bestätigen
6. Bei Bedarf Dolmetscher organisieren

2-4 Wochen vor dem Besuch

Technologievorbereitung

1. VPN installieren und testen
2. WeChat herunterladen
3. Installieren Sie Übersetzungs-Apps
4. Offline-Karten herunterladen
5. Werkskontakte im Telefon speichern

Materialien besuchen

1. Checkliste für die Inspektion vorbereiten
2. Lieferantenfragebogen erstellen
3. Produktspezifikationen drucken
4. Referenzproben organisieren
5. Qualitätsbenchmarks vorbereiten
6. Verpacken Sie Geschäftsgeschenke (falls angebracht)

1 Woche vor dem Besuch

Endgültige Bestätigungen

1. Bestätigen Sie den Zeitpunkt des Besuchs erneut mit der Fabrik
2. Hotelbuchungen verifizieren
3. Wettervorhersage prüfen
4. Transportvereinbarungen bestätigen
5. Testen Sie alle digitalen Tools
6. Kontaktnummern mit der Fabrik austauschen

Gerätecheck

1. Kamera/Smartphone
2. Powerbank
3. Universaladapter
4. Visitenkarten
5. Notizbuch und Stifte
6. Messwerkzeuge (falls erforderlich)

Tag vor dem Besuch

Letzte Vorbereitungen

1. Drucken Sie die gesamte Dokumentation
2. Laden Sie alle Geräte auf
3. Werkzeuge zur Packungsinspektion
4. Bereiten Sie Bargeld für Nebenkosten vor
5. Fabrikadresse und Anfahrt prüfen
6. Treffpunkt mit Dolmetscher vereinbaren
7. Tagesordnung und Fragen überprüfen

Während des Besuchs

Wichtige Inspektionspunkte

1. Produktionskapazitäten
2. Zustand der Ausrüstung
3. Qualifikationsniveau des Arbeiters
4. Qualitätskontrollprozesse
5. Lagerbedingungen
6. Beispielentwicklungsbereich
7. Produktionskapazität
8. Sicherheitsstandards

Dokumentation

1. Fotografieren (mit Erlaubnis)
2. Wichtige Diskussionen aufzeichnen
3. Technische Daten notieren
4. Visitenkarten sammeln
5. Besorgen Sie sich Muster, falls verfügbar
6. Dokumentieren Sie alle Bedenken

Nach dem Besuch (innerhalb von 24 Stunden)

Folgemaßnahmen

1. Dankes-E-Mail senden
2. Beobachtungen dokumentieren
3. Fotos organisieren
4. Auflisten von Aktionselementen
5. Planen Sie Folgeanrufe
6. Besuchsbericht erstellen
7. Lieferantenprofil aktualisieren

Wichtige Tipps

Kulturelle Überlegungen

1. Nehmen Sie Visitenkarten mit beiden Händen an
2. Bringen Sie ggf. kleine Geschenke mit
3. Seien Sie pünktlich
4. Kleiden Sie sich professionell
5. Zeigen Sie der Geschäftsleitung Respekt
6. Nehmen Sie Gastfreundschaft dankbar an

Gesundheit & Sicherheit

1. Bringen Sie bequeme Wanderschuhe mit
2. Nehmen Sie Wasser in Flaschen mit
3. Notfallkontakte speichern
4. Bewahren Sie Medikamente bei Bedarf auf
5. Halten Sie die Details Ihrer Reiseversicherung bereit

Kontaktieren Sie unseren Experten, wenn Sie diese Checkliste als PDF benötigen, damit Sie sie während Ihrer Reise schnell zur Hand haben. Wenn Sie persönliche Unterstützung bei Ihren Fabrikbesuchen in China benötigen, wenden Sie sich an die Asian Sourcing Group.